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FMWORLD[法人]

デバイス&ソリューション導入事例

タブレット導入事例 - 焼津市役所様

全国自治体初の全職員へのタブレット配付により、
市役所におけるワークスタイル変革を実現
市役所全体で多彩にタブレットを活用し、業務効率化と市民サービス向上を目指す

 静岡県の焼津市役所では、既存のノートPCのリースアップに伴い、次期の機種選定を開始。ノートPCよりも安価ながら性能が高く、ワークスタイル変革の可能性も秘めたタブレットを導入した。タブレット活用による会議のペーパーレス化により、準備時間や紙費用といったコストの大幅な削減と業務効率化を両立し高い効果を発揮している。今後、テレビ会議や窓口での市民への説明など、更にさまざまな業務に利用していく予定。業務効率と市民サービスをともに向上させていくことが期待されている。

導入事例概要

業種 自治体
ハードウェア FUJITSU Tablet STYLISTIC Q702/G
OS Windows 8 Professional / Windows 7 Professional
CPU インテル® Core™ i5-3427U(1.80GHz)

課題と効果

  • 1紙資料の作成のために多くの時間と手間をかけていた準備作業を効率化したい
    会議のペーパーレス化により、会議準備に必要だった時間と工数、紙費用の削減と業務効率化を両立
  • 2窓口での市民への説明業務で、より分かりやすく効率的に説明したい
    タブレットのきれいな画面での説明が可能に。大量のデータを保存できるので、紙資料も不要
  • 3会議中心ではなく、本来あるべき業務中心のスケジューリング・働き方を実現したい
    タブレットを活用し、場所を問わずコミュニケーションが取れるテレビ会議を積極的に活用予定

導入の背景

機動力のある効率のよい働き方を目指し、全職員にタブレットを配付

  • 焼津市長
    中野 弘道 氏 (市長が着用しているのは焼津伝統の「魚河岸シャツ」)

  • 焼津市
    財政部 納税促進課 課長
    山梨 育宏 氏 (導入当時の担当主幹)

 焼津市役所は2014年4月、全国の自治体で初めて、全職員にタブレットを配付した。市長の中野弘道氏は、「タブレットにより、いつでもどこでも情報が得られ、コミュニケーションがとれる環境ができました。この環境を活用し、業務効率化と市民サービスの向上を目指していきます」と語る。

 焼津市役所がタブレットの導入に向けて動き出したのは、2013年5月。当時利用していたWindows XP搭載ノートPCのリースアップが2013年10月に、2014年4月にはWindows XPのサポート終了が迫っていたからだ。当初は従来通りノートPCの導入を想定していたが、近年Windows 8タブレットが登場し、比較的安価で高スペック、Officeも使え、持ち運びが容易で業務スタイルの変革が期待できることなどから、タブレットの利用を視野に入れて検討することになった。

 従来のノートPCは、画面が小さく長時間利用すると疲れる、テンキーがなく使いにくいといった不満があった。そこで、タブレットに21.5インチの大型ディスプレイとフルサイズキーボードを合わせて利用することを着想。ペーパーレス会議での利用や庁外への持ち出しはタブレットとして利用し、自席では大きな画面とキーボードで操作性を高めたいと考えた。

 当時選定の担当主幹だった焼津市 財政部 納税促進課 課長 山梨育宏氏は、「幹部職員を説得するため、タブレットに加えてディスプレイやキーボードも会議室に持ち込み、具体的な環境を見せて、予想される導入効果やコストメリットなどを説明しました」と語っている。

写真 1:焼津市役所で全職員に配付されたタブレットは、自席では大型のディスプレイとキーボードを接続して利用(左)。会議の際にはタブレット単体で使うことが多い(右)。

導入のポイント

高品質で使いやすいタブレットによる快適な環境とコスト削減を共に実現

焼津市
総務部 情報政策課
情報政策担当 主幹
中島 勝己 氏

 機種選定は入札で行われたが、Intel® Core™ i5プロセッサー搭載で従来PCと同等以上の性能を発揮し、Officeやカメラも搭載されていることなどがその前提条件となった。当時条件を満たすスペックのWindowsタブレットは、富士通を含む3社。その3社で入札した結果、富士通の「STYLISTIC Q702/G」が採用された。

 山梨氏は、「画面が大きい割に軽く、持ちやすいので使いやすい。クレードルの着脱も簡単で、電源をつなぐ必要がなく便利です。基本はWindows 8ですが、土木部門だけは県のシステムと合わせる必要がありWindows 7です。STYLISTIC Q702/G は両方のOSが利用できるので、同じタブレットで揃えることができました。異動しても同じ端末なので、結果的によかったですね」と評価している。

 また焼津市 総務部情報政策課 情報政策担当 主幹 中島勝己氏は、「今回672台一気に導入したので、いくつか初期不良が出ることを覚悟していたのですが、そんなことは1台もなくすべて順調に導入できました。単なる組み立てメーカーではなく、自社一貫製造だからこその品質の高さに感心しました」と語っている。

 焼津市役所のシステムは、住民情報や税務などの基幹系と、財務や人事給与などの内部情報系の2系統あり、完全に分離しているため端末も別。タブレットは内部情報系の端末である。今回基幹系の端末も更新したが、両方利用する職員向けに切替機を用意。ディスプレイとキーボードは2つの端末で共有できるようにした。

写真 2:住民情報や税務を扱う部署では、大型ディスプレイ背面に基幹系専用の小型PCを設置。ディスプレイとキーボードを切替機によりタブレットと共有している。

 ノートPCをタブレットにし、周辺機器を共用するなど工夫を重ねた結果、コストダウンを実現。山梨氏は、「前回ノートPCを導入した時より、5年間の総額経費で約3割のコストを抑制できました」と語っている。なお、OSの変更もあり利用者の混乱が予想されたため、導入から1カ月はヘルプデスク対応を入札要件とし、職員の負担軽減を図った。

導入の効果

半日かかっていた会議資料の印刷・製本が約30分に短縮

焼津市
未来創造部まちづくり政策課
政策企画担当 主査
名木 宏樹 氏

 タブレットは、2014年3月に配付を完了し、4月から利用を開始。タブレットと、ディスプレイ、マウス、キーボード、LANに接続できるクレードルは全職員に配付。幹部職員には、別途キーボード・ドッキングステーションを配付している。また幹部職員はタブレットを自由に持ち出せるが、一般職員が持ち出す際は所属長への申請を義務付けた。

 自席での利用は、大型のディスプレイとフルサイズキーボードを利用するため、従来のノートPCよりも操作性が向上したと評価が高い。そして、さらに好評なのが、ペーパーレス会議である。会議準備の大幅な効率化と資料の見易さが、多くの職員から高く評価されている。毎月行われる幹部会議の資料作成に携わる焼津市 未来創造部まちづくり政策課 政策企画担当 主査 名木宏樹氏は、「幹部会議の資料は、平均50枚×40部で、いつも開催日の前日、半日を費やして印刷と製本を行っていました。それがデータを取りまとめてPDF化するだけで済むので、作業が30分程度で済むようになりました。直前の資料の差し替えも簡単です。ペーパーレスの効果では、会議後の各課でのコピー・配布も不要になり、1回あたり約2,000枚近い用紙削減につながっています」と語っている。

写真 3:定例の幹部会議では全員がタブレットを持参。画面上で資料を見ながらのペーパーレス会議を実現している。

 また窓口での利用も始まっている。たとえば、危機政策課のある防災センターでは、タブレットを使って静岡県地震被害想定図などを市民に説明。見たいところを簡単に拡大でき、カラーの映像を美しく再現するのでわかりやすいと好評だ。複数の資料を案内する場合でも、都度資料を取りに行く必要がないので、市民を待たせることなく効率的に案内ができる。

 タブレットは外出先でも利用され、タブレット内蔵カメラを使ってイベントの様子を撮影してFacebookでリアルタイムに情報発信をしたり、工事現場の写真を撮影して共有したりなど、それぞれの業務で活躍し始めている。

  • 写真 4:危機政策課での市民への説明の様子。カラーの画面と、タブレットを用いた自在な拡大縮小により、分かりやすく説明ができるようになった。

  • 写真 5:外国人応対が多い市民協働課では、タブレット内蔵カメラを用いて、市のFacebookページからニュース、イベント情報などを発信。

今後の展開

Wi-Fiの導入やテレビ会議の多彩な活用により、さらなる業務改革を目指す

 焼津市役所内は、ポリシーや設備の問題もあり現在はLANが有線のみ。これをWi-Fi環境にすることが当面の課題だ。中島氏は、「庁舎の建て替えも検討されており、すぐに全庁をWi-Fiにとはいきませんが、会議室など効果が高いところから導入していきたい」と語る。

 また、同市は庁舎が分散しており、会議のための移動も少なくない。これをタブレットによるテレビ会議で、効率よくコミュニケーションを図れるようにしたい意向。同時に、窓口でもテレビ会議で各庁舎をつなぎ、どの庁舎でも均一のサービスが受けられるようにしたり、災害時のコミュニケーションツールとしても利用していきたい考えだ。いずれも現在試行中で、近い将来の本格運用を目指している。タブレットの導入により、さまざまな業務改革を実現しつつある焼津市役所の今後の展開が期待される。

写真 6:タブレットによるテレビ会議は、離れた庁舎間での迅速なコミュニケーション(左)や、外国人の来庁者に対する通訳サービスの提供(右)など、さまざまな活用が検討されている。

焼津市役所様 概要

ユーザープロフィール 焼津市は、2013年度策定した第5次焼津市総合計画の後期基本計画を着実に推進するため、2014年度のキーワードを「展(ひら)く焼津」とし、市民が安心して暮らせるまちづくりを推進している。その実現のためにもICTを積極的に活用。限られた財源を効率よく活用し、市民サービスの向上に役立てている。
本社所在地 静岡県焼津市本町2-16-32
ホームページ 焼津市役所様 ホームページ

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法人向けハイブリッドタブレット「STYLISTIC Q702/G」

 用途に応じて着脱可能な2Way スタイルで利用できるハイブリッドタブレット。キーボード・ドッキングステーション装着時はノートPCとして、分離して単体の場合はタブレットとして使用可能。それぞれの特長を活かした活用ができ、より機動的かつ効率的に業務をサポートする。高速処理を実現する第3世代インテル® Core™ i5プロセッサーを搭載。指や専用ペンでの直感的な操作を快適に行えるタッチパネルで使いやすく、タブレット操作を快適にする、Windows 8が利用可能。指紋センサー(標準装備)や暗号化機能付きSSD(カスタムメイド)など、不正使用を防ぐ多彩なセキュリティ機能も準備しており、安心して外出先に持ち出せる。


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