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富士通エフサス取材記事


ニューノーマル時代の労務管理 人事部門が気を付けるべきポイントは?

 在宅勤務形態をはじめとするテレワークがいわば“当たり前”の働き方として世の中に浸透する一方で、さまざまな課題が浮き彫りになっている。コミュニケーション不足によるチームビルディングの難しさや、「はんこを押すために出社した」といったIT化されていないワークフロー、また従業員の働き方が見えづらくなったことで、サボりや隠れ残業といった労務管理上の問題に頭を悩ませている人事部門の方も多いかもしれない。
 単にテレワークができる、というだけでなく、時間を有効活用することで業務を効率化し、さらに生産性を高めるにはどうすればいいのだろうか。数々のテレワークに関するソリューションを提供している富士通エフサスの第一サービスビジネス本部 インテグレーションサービス推進統括部 統括部長の齋藤範夫氏と大賀菜摘氏に話を聞いた。

テレワークが一気に普及する一方で課題も浮き彫りに

齋藤範夫氏

 東京都が都内企業(従業員30人以上)を対象に実施したテレワークに関する調査(東京都新型コロナウイルス感染症対策本部/2020年5月発表)によると、緊急事態宣言発令前の3月時点で24%だったテレワーク導入率は、発令後の4月に62.7%と約2.6倍に上昇し、最も導入が遅れている小規模企業(30人~99人)でも54.3%と半数を超えている。いまやテレワークは「働き方改革に積極的な先進企業の取り組み」ではなく、ウィズコロナ環境下における「当たり前」の働き方となった。

 その一方で、緊急事態宣言が解除された6月以降は、生産性低下などの懸念から元の働き方に戻ってしまっている企業も少なくない。「テレワークを行う上で、特に課題となっているのは労務管理上の問題やセキュリティです」と齋藤氏は指摘する。

 「当社で実施した顧客アンケート調査では、在宅勤務に移行して従業員の働き方が見えづらくなったことで、『労働時間の管理』や『業務内容の把握』が困難になっている状況が分かります。また、緊急措置的に始まったテレワークが一段落して、セキュリティに対する見直しも喫緊の課題となっています」(齋藤氏)

テレワークにおける課題調査(富士通エフサス調べ/回答数45社)

テレワークにおける課題調査(富士通エフサス調べ/回答数45社)

 確かに、チームがみな同じオフィスで働く従来の働き方であれば、「誰がいつ、どんな業務をしているのか」を把握することは容易だが、在宅勤務ではそれも難しい。その結果、上司が部下の行動を把握するために過剰な報告を求めたり、逆に部下も自分の働きぶりを正当に評価してもらえるのか、といった不安を抱えることにもなりかねない。

 また、「(在宅勤務形態は)働く環境が常に身近にあるので、いつまでも働けてしまうのも問題です」と齋藤氏。「時間外労働の上限規制が20年4月から中小企業も対象になっているため、経営者はしっかりと管理する必要があります。テレワークはいわば“隠れ残業”の土壌になりやすい点に注意が必要です。『取りあえずテレワーク』ではなく、今後は『生産性を上げるためのテレワーク』が求められると思いますが、その大前提として、まずは従業員の働き方をきちんと把握することが何よりも重要です」(齋藤氏)

働き方の可視化で効果的に業務を改善

大賀菜摘氏

 こうした課題を解決するために同社が提供しているのが「FUJITSU Software TIME CREATOR」だ。同サービスでは、PCのログオン/ログオフ情報や操作ログを取得し、誰がいつ、どんな作業をしているのか把握できるのはもちろん、残業時に社員のPC画面に警告画面を表示したり、勤怠システムと連動させることで隠れ残業を明確化するなど、テレワーク時の課題を払拭できる。その効果は残業時間の抑制など単なる労務管理的な側面だけでなく「業務改善に生かせることが最大の特長」だと大賀氏は話す。

 富士通は7月、国内グループ全体で“原則テレワーク”を打ち出し、既存オフィスの床面積を22年度末までに50%に削減すると発表しているが、同グループの富士通エフサスも3年ほど前から在宅勤務をはじめ、従業員のライフステージに合わせた柔軟な働き方を積極的に推進してきたという。こうした働き方改革に伴う労務管理の課題を自社のTIME CREATORで実践的に解決しており、そこで得た知見をサービスに反映させている。

 「TIME CREATORでは、操作したファイルやアプリケーション名、タイピング回数やマウスの移動距離に至るまで多岐にわたる情報を取得でき、デバイスが複数にまたがる場合でもそれぞれの操作内容が分かります。こうした情報をもとに、作業の内容や傾向を一覧できるため、非効率的な作業を洗い出し、データに基づいた分析・改善を行えるのです」(大賀氏)

 例えば同社では、以前パフォーマンスの高い(仕事が早い)社員を分析したところ、複数のディスプレイを使っていることが分かり、外付けディスプレイを2倍に増やしたという。(※1)。「操作ログを取得するというと、従業員から『会社に監視されている』といったネガティブな反応を心配される経営者の方もいますが、実際にTIME CREATORを使っている立場からいうと、自分がどんなふうにどれだけ働いているのかが分かるのは大きなメリットだと思います。効率的に働けばその分、自分のために使える時間も増えます」(大賀氏)

(※1)現在は在宅勤務者がほとんどのため、希望者には事務所に配備したディスプレイを貸し出している

 チーム全体の業務内容を可視化することによって、管理職は一人にタスクが集中しないように適切にリソースを配分でき、従業員も自ら業務バランスを改善するきっかけになる、というわけだ。

作業内容をダッシュボードで把握できる。画面は月次表示

作業内容をダッシュボードで把握できる。画面は月次表示

 また、製造業界のある企業では、間接部門の業務効率化を進める上でTIME CREATORを導入。時間を要している作業内容を洗い出し、RPA(Robotic Process Automation)などのIT投資を効果的に行うための分析ツールとして活用しているという。改善に向けた最初のステップとして現状を正確に把握すること。そのために、主観ではなくデータに基づいた分析が行えるTIME CREATORはうってつけといえる。

日次表示や詳細表示も可能

日次表示や詳細表示も可能

チーム全体を一覧する管理職用のダッシュボードもある

チーム全体を一覧する管理職用のダッシュボードもある

 人々の働き方が大きく変わる中、企業はニューノーマル(新常態)と呼ばれる新しい環境に対応しつつ、いかに生産性を上げていくかが問われている。“なし崩し的”に始まったテレワークで労務管理に課題を感じている人事部門担当者は、富士通エフサスのTIME CREATORを検討してみてはいかがだろうか。

【column】柔軟な働き方を実現するためのノートPCとは

 富士通エフサスはさらなる企業の働き方改革支援を目的に、自由で柔軟な働き方を実現するためのツールとしてのノートPC「FUJITSU LIFEBOOK U9シリーズ 」を提供する。

 特に「LIFEBOOK U9310/E」は、重さがわずか約777グラムと超軽量でありながら、標準バッテリーの駆動時間が約11時間と長時間だ。テレワークではPCを持ち運びする機会も増えるが、これなら時間と場所を気にせず快適に使えるだろう。また、一般的なモバイルPCは、軽量化目的のため、コネクタ類を必要最低数に抑えることも多いが、LIFEBOOK U9シリーズは、USB Type-Aの他にType-Cを2ポート搭載するなど充実している。さらに、Wi-Fi環境が無いところでも便利な有線LANコネクタが使え、多彩なセキュリティ機能も搭載しているので、安心してテレワーク利用できる設計になっている。

LIFEBOOK U9310/E

LIFEBOOK U9310/E