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なぜ多くの企業がワークスタイル変革が進まないのか?

日本政府の音頭取りの下、生産性向上やイノベーションの創出などを目的に、民間企業がワークスタイル変革に本腰を入れ始めている。しかしながらその実現に向けた課題は少なくない。そうした中、富士通は長年培ったノウハウなどによって課題解決の手法を確立し、数多くの企業のワークスタイル変革を支援している。その内容とはーー。

 労働力人口の減少や長時間労働・残業問題などが顕在化する中、その解決を目指して日本政府が重点政策として掲げる「働き方改革」がいよいよ本格的に動き出した。

 今年9月には安倍晋三首相を議長に、閣僚や有識者による「働き方改革実現会議」が発足。同一労働同一賃金などの非正規雇用の処遇改善、長時間労働の減少などの実現を目指し、その計画を策定していく。

 一方で、数年前から民間企業でもワークスタイル変革が過熱化している。実際、在宅勤務制度の導入や、社員が働きやすいオフィス環境作りなどに取り組む企業を見聞きする機会が飛躍的に増えたと言えるだろう。既に自社でワークスタイル変革を進めているという方も少なくないはずだ。

 ところで、なぜ企業はワークスタイルを変革しようとするのだろうか。「ITmedia ビジネスオンライン」本誌が主に経営企画や人事、総務部門の読者に対して実施したアンケートによると、その目的として「社員一人あたりの生産性向上」「イノベーションの創出」「企業内コミュニケーションの活性化」が上位にのぼった。また、ワークスタイル変革の進め方として、部門単独ではなく、全社横断的なプロジェクトメンバーで取り組むべきだという意見が大多数を占めた。

ワークスタイル変革(働き方変革)の目的は?(ITmedia ビジネスオンライン読者調査より)

 ただし、確かにワークスタイル変革に取り組んでいる、あるいは取り組もうとしている企業は増えているものの、一目で分かるような大きな成果が出ている企業がそれほど多くないのが実情である。それはなぜだろうか。

 これまでさまざまな企業のワークスタイル変革を支援してきた富士通のサービス&システムビジネス推進本部 モバイルビジネス推進統括部 第一ビジネス部でシニアマネージャーを務める松本国一氏によると、失敗する原因として多いのは、「ある一部門だけが取り組もうとすること」「一足飛びに全社へ変革を適用しようとすること」「本質的な課題を把握しないまま取り組もうとすること」などだという。

 特に散見されるのが、主導するIT部門が、変革すべきビジネス部門の業務内容をまるで理解してないことだ。「現場がどういう働き方をしているか理解せずに、ワークスタイル変革は推進できません」と松本氏は強く指摘する。

 そうした中、富士通ではこれまで蓄積したさまざまな知見やノウハウを駆使して、顧客企業のワークスタイル変革を積極的に支援している。同社の支援内容がユニークなのは、よくあるようなソリューションの押し売りではないということだ。むしろ、単にITツールを入れれば良いという考えならばワークスタイル変革は確実に失敗すると言い切る。実はITは手段の一つにすぎず、それよりも相談を寄せる企業の本質的な課題を「見える化」して、その解決に向けた具体的なアドバイスを懇切丁寧に行うところに特徴があるのだ。

 その支援のメイン舞台となるのが、同社の東京・浜松町オフィスにある共創ワークショップ空間「FUJITSU Digital Transformation Center(DTC)」だ。2015年10月の開設以来、既に300社を超える企業がこの場所を訪れ、ワークスタイル変革の実現に向けたワークショップに参加している。

 そこでは一体何が行われているのだろうか? 以下では、その具体的な内容を見ていこう。

 

ワークショップで本質的な企業課題を引き出す

 そもそも共創ワークショップ空間とはどういうものだろうか。松本氏は狙いをこう説明する。

富士通 サービス&システムビジネス推進本部
モバイルビジネス推進統括部
第一ビジネス部
シニアマネージャーの松本国一氏

 「このワークショップの目的は、ワークスタイル変革に関する参加企業の課題の『見える化』です。参加者がただ講師の話を聞くだけで発言機会すらないセミナー形式では、とても課題の洗い出しは不可能です。そうではなく、各自の考えを引き出し、お互いで共有し、進むべきビジョンを導き出すために全員参加型のワークショップが必要なのです。それを実現するのがこの共創空間です」

 DTCはワークショップのテーマに合わせて4つの専門スタジオを用意する。その中でワークスタイル変革に特化するのは「Studio B」「Studio D」の2つ。ここでは500枚以上のアイデアが描かれたインスピレーションカードと、同社が独自開発したインタラクティブボードでワークショップを行う。

 ワークショップの流れはこうだ。

 まず、富士通の専門ファシリテーターがワークスタイル変革に成功した企業の事例をいくつか紹介する。その意図は、先行している成功体験を認識してもらうことで、参加者が自分たちの目指すゴールをより明確化できるからだ。

 次に、参加者一人一人に、自分が共感するインスピレーションカードを選んでもらい、それを基にファシリテーターが各自の抱える課題や目標を深堀して可視化する。全員の結果をビジョンスケッチとして1枚の絵にまとめ、最後に全員の意見をまとめて共有することで、ワークスタイル変革の施策立案につなげていく。

「FUJITSU Digital Transformation Center(DTC)」では既に300社以上がワークショップに参加

 このワークショップでの主目的は、現状の課題認識と、将来のあるべき姿(ビジョン)を共有することである。特に重要なのが自分たちの根本的な課題を把握するということ。例えば、社内コミュニケーションが課題だというだけでは粒度が粗い。「一口にコミュニケーションと言っても、社員間の情報共有のことかもしれないし、上司のナレッジを部下が共有したいということかもしれません。そこまで深堀して聞いていかないと、本当に解決しなければならない課題のポイントはつかめないのです」と松本氏は強調する。

日本郵船や焼津市役所はいかに変革したか?

 DTCでのワークショップに参加することをきっかけに、グローバル3万人、230拠点でのワークスタイル変革に取り組んでいる1社が日本郵船だ。

 同社は2015年、コミュニケーション基盤の改善を目的にマイクロソフトのクラウド型オフィス製品「Office 365」を導入。ところが、社内の活用があまり進まないことに課題を持っていた。そこでワークスタイル変革の観点からツールの活用を進めるべく、2016年夏に経営層を中心にワークショップに参加した。その中で策定したビジョンを基に、トップダウンで全社に落とし込むことでツールの利活用が向上した。また、社内でのビジョン推進に当たっては、富士通の「ワークスタイルUXデザインコンサルティングサービス」を用いることで、より高い成果を生み出すことができたという。

 富士通の支援によってワークスタイル変革に成功したもう1つの事例が、静岡県の焼津市役所だ。同市役所は2014年に職員が使う既存ノートPCをタブレット端末にリプレイスした。その目的の1つがペーパーレス化である。例えば、市議会ではこれまで紙資料を大量に使っていたが、その準備に加えて、配付した資料は全数回収する必要があった。その確認作業に担当者は翻ろうされていた。

 タブレットを活用することで、紙費用の削減と業務の効率化を両立。また、議会だけでなく、窓口での市民への説明も紙からタブレットに変わるなど、幅広い業務に広がってきている。

 

Windowsタブレットがワークスタイル変革を加速

 繰り返しになるが、企業がワークスタイル変革を成功させるには、何よりもまずは現状の課題を認識し、社内で共有することが肝要だ。では、可視化した課題をどうやって解決するか。その段階においてITソリューションは大きな効力を発揮する。中でもエンドユーザーが直接使うデバイスは、ワークスタイル変革にとって重要な役割を担うだろう。

 松本氏によると、ワークスタイル変革への取り組みが企業で本格化したのは、2012年にマイクロソフトのOS「Windows 8」を搭載したタブレット端末が登場してからだという。「社内で使うPCとタブレットがWindowsという共通のプラットフォームになったことで、オフィスワークをそのまま外に持ち出すことができるようになりました」と松本氏は振り返る。時を同じくして、技術進展によりWindowsタブレット端末のバッテリー時間が延長したり、通信の高速化が図られたりしたことで使い勝手が向上、一気に企業での導入が進んだ。

 さらに、最新OS「Window 10」やOffice 365といったクラウドベースのサービスが普及したことで、複数人での情報共有やセキュリティにかかわる機能が強化され、個人の生産性向上や業務効率化にとどまらず、組織全体でのワークスタイル変革が実現できるようになった。

 一方、社外でのオフィス業務が広がるにつれて、仮想デスクトップ(VDI)などを使ってもっとセキュリティの強度を上げたい、あるいは、やはりタブレット端末ではなくPCで作業したいといったニーズも高まっている。それに対して富士通が2017年1月に新たに提供するのが、薄型かつ軽量の法人向けPCである。モバイル回線を利用できるほか、リモートデータ消去機能「CLEARSURE」や手のひら静脈・指紋認証およびカード認証に対応するため、まさにいつでもどこでも、安心・安全に利用できるPCだと言えるだろう。

 さらに、もっとモビリティを高めたいという利用者に向けて、タブレット端末とPCの中間に位置するウルトラスモールスクリーンタブレットも新発売する。これは6インチ液晶サイズのタブレットで、PCと同じフルバージョンのWindowsを搭載。片手でも操作可能な手のひらサイズでありながら、既存のWindows資産をそのまま活用できるため、モバイル専用アプリを新たに作る必要がない。既に病院の看護師や現場作業員などの引き合いが強いという。

薄型の法人向け新PCとウルトラスモールスクリーンタブレット

 「タブレット端末に最適な業務アプリがあれば、現場部門にとっては便利であるものの、IT部門にとっては開発、運用などの面でコストや手間がかかってしまいます。ウルトラスモールスクリーンタブレットであれば、追加開発することなく、今まで社内のPCで使っていた既存の基幹システムを利用できるのです」(松本氏)

 薄型PCおよびウルトラスモールスクリーンタブレットは、これまで多くの企業がエンドユーザー端末に対する課題としていた「モビリティ」と「セキュリティ」の両立を実現した製品と言える。これによってワークスタイル変革を進める上での大きな足かせがなくなったといっても過言ではない。

 2020年までに政府は全労働者数の10%以上が終日在宅勤務を週1日以上するという数値目標を掲げており、テレワークやモバイルワークを中心に、今後ますますワークスタイル変革の機運が高まっていくはずだ。そしてまた、より多くの日本企業がその取り組みの中でさまざまな壁に直面することだろう。そうした悩みを抱える企業に手を差し伸べるビジネスパートナーとして、富士通の存在感がますます大きくなっていくのは間違いない。

アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部

ワークスタイル変革における富士通の強みとベネフィット

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