法人スマホ導入の前に抑えておきたいキーワード「5」

①スマホとしての「利便性」を再確認

　総務省の発表によれば、スマートフォンの普及率は2016年調査で71.3％。2年経った現在では、さらに数字がアップしていると考えられる。ただ、身近になっているとはいえ、プライベートでの利用とビジネス利用では微妙に異なる点に注意したい。ビジネスでスマホを使用するとなると、様々な「制限」がかかるため、どう活用するかをきちんと想定していないと失敗しがちだ。たとえば、ビジネス利用では、使用できるアプリやアクセスできるサイトを制限する必要がある。情報の漏えい防止に加え、社員の私的使用を防ぐ必要などから、様々なセキュリティをかけることが必要だからだ。ただし、セキュリティを重視するほど、スマホとしての利便性も犠牲になるのも確か。複数のIDとパスワードを何度も入力することを強いられ、「使いにくい」と感じることもある。また、社内のPCとの連携についても考慮したい。グループウェアなどの既存システムはPC用に開発されているものが多く、スマホの画面で表示すると視認性が悪くなるケースもある。この点は、スマホで表示した時にスマホ画面用に変換されるかどうか、対応しておくべき。また、少数派とはいえ、頑なにスマホを使わない社員への対策も必要だろう。スマホを毛嫌いして、ガラケーにこだわる人の存在は決して無視はできない。法人スマホを導入するには、ガラケー派社員に向けたレクチャーも必要であることを認識しておきたい。「時代の流れだから従え」と押しつけても、未だにガラケーを使っている人は総じて頑固者が多い。そんな性格の人は反発する可能性も高いので、思わぬ抵抗に遭わないように丁寧に導入の主旨とメリットを事前にしっかり説明しておこう。

②転ばぬ先の「セキュリティ」を第一に

　先にも触れたが、法人用スマホでは、端末の紛失や盗難に伴っての情報漏えいが大きな問題を招く。携帯電話端末とは異なり、スマホは、会社のシステムと連携しているため、時に重大な機密情報の漏えいを招くというリスクもあるからだ。法人用スマホを導入する場合、社員が引き出せる機密情報が多くなる分、紛失や盗難、故障時の明確なルール化が必須である。盗難や紛失等のトラブルが発生したら、速やかに社内の情報システム担当者に連絡をして、遠隔操作によって端末を使用不能使にするフローなどを徹底しておくべきだ。スマホは社外でも持ち歩くものだから、24時間365日トラブルに対応できるような体制が理想的だろう。最低限、セキュリティソフトのインストールが大前提となる。

③コスト面で忘れてならない「故障対策」

　導入コストについては、通信費と端末費用の両面で考える必要がある。通信費は、データ容量が多く必要であれば、いわゆる「パケット定額サービス」で契約したほうが効率的。通話のほうがメインになるなら、「通話定額サービス」を利用するか、あるいは無料の通話アプリを使う方法もある。法人スマホの場合、大量に端末を導入するケースも多いので、「ポイント」をうまく活用して通信費用を相殺するような細かい対策も有効だ。
　端末費用は、最新機種でない限りは大量購入であれば格安で入手できることも多い。ただし、「故障」対策も必要だ。スマホは携帯電話に比べて故障率が高いとも言われる。特に多いのは「落として画面が割れてしまった」というケース。「自分の物でない」という心理からか、社員に雑に扱われることも少なくない。ただ、故障などで代替機が必要になれば余分なコストがかかってしまう。事前に社員の不手際による理由で使用できなくなった場合のルールを明確にしておくべきだ。一部費用の自己負担や罰金等のルールをシビアに導入すれば、ぞんざいに扱うことも減らせるだろう。

④導入後の「管理＆運用」を明確に

　法人スマホの導入後は、管理と運用を行う必要がある。端末を貸与して終了とはいかない。トラブルやセキュリティ管理に加えて、MDM＝（Mobile Device Management：スマホ端末管理ツール）の導入も必要に応じて検討すべきだ。メカが苦手な社員に対しての教育プログラムやヘルプデスクなども必要になる。操作方法のノウハウはもちろんのこと、端末自体の機能や業務上必要なツールをインストールした場合など、運用上のサポート体制は誰が行うのかを明確にしておきたい。通常は、総務部などの管理部門が担当するのが一般的と言えるが、それでは限界もある。法人スマホの導入を検討しているものの、「運用方法や管理、細かいルールの策定までは難しい...」という中小企業も少なくない。しかし、必ずしも社内で完結する必要はなく、専任のコンサルタントに委託するという方法を検討してもいいだろう。

⑤どっちが安心？　法人スマホと「BYOD」

　近年では、個人のスマホを法人用として兼用する「BYOD」も注目されている。しかし、BYODでは、セキュリティ面の不安が拭えない上に、会社側が個人のスマホをBYODとして利用するよう許可した場合、社員の私的利用が増加するリスクも大きい。個人のスマホをオフィス内で堂々と利用できるとなると、私的・公的どちらに利用しているのかを確認することは困難だ。法人スマホを導入するより、費用面ではBYODのメリットはあるものの、リスク面の不安を考慮すれば、BYODより法人スマホを選択したほうが安心感を得られるはずだ。

　スマホが急速に普及したこともあり、近年で法人スマホ導入を検討する企業は少なくない。しかし、導入前に以上のポイントを明確にしてから具体的な検討に入るべきだ。「なんとなく...」とか「時代の流れだから...」と、安直に導入してしまい、後で泣きを見ることにならないようにしたい。企業で契約するのだから、失敗した場合のリスクが大きくなることも忘れずに。もちろん、安心できる業者を選んで契約することも大前提。費用の安さなどにつられて、不確かな契約を結ばぬようにくれぐれも注意してほしい。

コネクティプス編集部