▽	第24回目 退屈な会議はこ乗り切ろう!!〜CX活用法

皆様お元気でしょうか？ 相変わらず風雲の旅を続けているJacoです。 今回も私のCX日記にお付き合い下さい。 相変わらず機内モバイルモードのJacoである。 出張のお共のINTERTOP君は、相変わらず元気に稼動中である。 今回は、会議における有効な時間の使い方についてのお話をしてゆきたい。 先日私はある企画会議で、延々まる一日近く会議室に缶詰状態になってしまったのだが、この時にまたしてもINTERTOPに助けられたのである。 その日朝イチから、企画会議のために集まったメンバーは十数名程度。 会議の規模としては、ちょっと大人数である。 テーマは某企業の広報活動のホームページの立ち上げに関する企画会議だ。 どんなホームページにするかとか、どんな企画を作るかとか、そういった話である。 さて人数が多い打合せにありがちなのが、全員が今話すべきテーマを見失ってしまうことだ。 決して余談に走るわけではないのだが、脱線が脱線を呼び「ところでテーマは何だっけ？」という状態になってしまって、会議が迷走し始めるのだ。 明らかに迷走状態に陥った会議ほど始末におえないものはない。 もともと私は「会議や打合せは1時間が限度」という説に強く賛同する人間なので、この企画会議はなかなかつらいものになってしまっていた。 私のようなWebデザインを担当する人間にとっては、この種の企画会議は一応最初から最後までいるべきものなのだが、いかんせん話が進まない。 お客さん、代理店さん、サーバ管理担当者さん、メンテナンス担当さん、ページデザイン担当者の私。 こんな感じで全員が顔を合わせていると、「誰かと誰かにとっては熱い」話題であっても、別の誰かにとっては退屈なテーマであったりするものなのだ。 案の定、 「居眠りする人」 「ひっきりなしに携帯が鳴ってその都度退場する人」 「それは問題ですよねぇとしか言わない人」 「あのー、基本的なこと聞いていいですか、と言って基本以前の質問をする人」 「事態を収拾しようとしてかえって混乱させてしまう気の毒な人」 「その件は宿題にさせていただきますと言って、自らの首を締める人」 実に様々なのである、ふう。 こう言ったように会議が迷走し始めた場合、最近の私のとるべき道は決まっているのだ。 私は「INTERTOPで議事録を入力する人」になるのである。 しかもINTERTOPは携帯電話と接続した状態にしておいて、いつでもインターネットアクセス出きるようにしておく事がポイントだ。 ウラワザ君ならば勿論知っていることだが、INTERTOPにはあらかじめ議事録や報告書のフォーマットが入っている。 それを使って、まずは議事録を作り始めるのである。 もちろん議事録は本当に作成するし、それは後日関係者にメールで送付される事になる。 ここで大事なのが、「私がINTERTOPに向かって入力しているのは議事録的なメモですよ」という点を最初にアピールする点である。 例えばさりげなく「あ、すいません今のところもう1度おっしゃっていただけますか」と確認して、さらに「あぁ、なるほど分かりました」とかなんとか言いながらINTERTOPに入力する。 周りの人達は「あぁ、メモってるのね」と思うはずである。 ここまでやれば後はしめたものだ。 多少会議が停滞＆迷走してきたら、さっさと自分の仕事を始めるのである。

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